Jaarverslag 2024
______
Elke dag zetten wij Ons in om onzichtbaar kwaliteit te leveren.
Voorwoord
Afgelopen jaar zijn ontwikkelingen in verhoogd tempo op ons afgekomen. We hebben hard gewerkt aan een toekomstbestendige bedrijfsvoering, met een sterke basis in onze dagelijkse dienstverlening en ambitieuze stappen op het gebied van digitalisering, innovatie en samenwerking.
Tegelijkertijd was 2024 het laatste jaar van onze directeur Vincent Siegmund. Onder zijn leiding groeide Ons uit tot een krachtig samenwerkingsverband, waarin partnerorganisaties elkaar versterkten. In 2025 verwelkomen we een nieuwe directeur, die samen met ons verder bouwt aan deze koers. In dit jaarverslag blikken we terug op de behaalde resultaten en uitdagingen van 2024. We delen inzichten, successen en de stappen die we zetten richting de toekomst. Veel leesplezier!
Jansje Zilvold-Foeke
Samenvatting
Goede dagelijkse dienstverlening blijft onze kern. De Servicedesk presteert goed, aanbestedingstrajecten worden positief geëvalueerd en onze aanwezigheid bij partnerorganisaties versterkt de samenwerking. Wij zijn steeds meer een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de partnerorganisaties.
Innovatie en realisme
Naast de basisdienstverlening werken we aan nieuwe ontwikkelingen, zoals data gedreven werken, AI en Cloud technologie. Ook (informatie)veiligheid blijft een speerpunt. We merken dat we soms te optimistisch zijn over de snelheid van deze projecten, en kunnen het dan gezamenlijk niet waarmaken. Daardoor is het geld niet besteed en is er een overschot aan het einde van het jaar. Dit vraagt om een betere balans tussen ambitie en haalbaarheid.
Gezamenlijke visie op bedrijfsvoering
Een hoogtepunt van 2024 is het traject om samen met de partnerorganisaties een visie op bedrijfsvoering te ontwikkelen. Dit zorgt niet alleen voor inhoudelijke stappen, maar versterkt ook de samenwerking en kennisuitwisseling. Vanuit deze visie richten we ons op vier pijlers:
- Innovatie en digitalisering – Data gedreven werken met maatschappelijke impact.
- Partnerschap – Bedrijfsvoering als integraal onderdeel van beleid en dienstverlening.
- Eenvoud en efficiëntie – harmonisatie en standaardisatie van kaders, processen en een gestroomlijnd IT-landschap.
- Wendbaarheid en robuustheid – Flexibiliteit en continuïteit, ook in uitdagende tijden.
De gezamenlijke strategie is een belangrijke mijlpaal, maar de echte uitdaging ligt in de uitvoering. Een werkgroep met adviseurs uit alle partnerorganisaties vertaalt de ambities naar concrete stappen. Door samen te werken, kennis te delen en realistisch te blijven, zorgen we voor een sterke en toekomstbestendige bedrijfsvoering. We zijn goed op weg!
Mooie resultaten
Een geweldig resultaat is dat we het label World Class Workplace hebben ontvangen, gebaseerd op de feedback van onze medewerkers. Ook hebben we goed gescoord op het SSC Ons medewerkersonderzoek. De resultaten laten zien dat veel collega’s met plezier bij Ons werken. Op veel gebieden scoren we zelfs in de buurt van de top 3 best presterende organisaties in Nederland. Daar zijn we trots op!
In het kort
Label Wold Class Workplace
44.283
ICT-meldingen
20.209
HR-meldingen
11.802
Wijzigingsverzoeken
5.600
Gebruikers
436
Inkooptrajecten
1.943
Contracten in beheer
220
Medewerkers in dienst
Hoge
klanttevredenheid
45.267
Phishingmails
4425
Laptops
3245
Telefoons
Inkomsten
Uitgaven
Highlights
✔
Gezamenlijke visie op bedrijfsvoering
✔
Label World Class Workplace label
✔
Groei in dienstverleningsbehoefte
✔
Hoge tevredenheidsscore van afhandeling meldingen
✔
ISAE verklaring
✔
Gezamenlijke visie op bedrijfsvoering
✔
Hoge tevredenheidsscore van afhandeling meldingen
✔
Label World Class Workplace label
✔
ISAE verklaring
✔
Groei in dienstverleningsbehoefte
Dienstverlening
Als Shared Service Centrum leveren wij producten en diensten op drie gebieden: ICT, HR en Inkoop & Contractmanagement. Elke dag zetten wij ons in om de beste kwaliteit te leveren. Ons uitgangspunt is dat het gewoon goed moet werken! Zo kunnen onze partners zich richten op hun kerntaken. In 2024 verbeterden wij onze dienstverlening door meer samen te werken met onze partners, we zagen groei in de dienstverleningsbehoefte en waren letterlijk meer nabij.
Klanttevredenheid
In 2024 hebben we klantnabijheid verder versterkt en geborgd, onder andere met spreekuren op alle locaties. Toch worden deze nog niet altijd optimaal benut voor HR-vragen, mogelijk omdat collega’s niet goed weten wanneer we aanwezig zijn. Onze ICT-collega’s, die dagelijks op locatie zijn, hebben door hun aanwezigheid een grotere zichtbaarheid. Onze partners ervaren onze aanwezigheid als positief en waardevol.
Naast klantnabijheid hebben we binnen ICT extra aandacht besteed aan een betere manier van vragen afhandelen. Door betere kanaalsturing helpen we collega’s sneller en effectiever. Ook werken we aan een uniforme aanpak voor meldingen binnen HR, I&C en ICT. Zo maken we onze dienstverlening nog beter en sneller.
Cijfers versus praktijk
Onze cijfers laten zien dat de klanttevredenheid hoog blijft. Daar zijn we ontzettend blij mee natuurlijk. Ook horen we als managers en directie soms signalen van ontevredenheid, wat ook kan bestaan naast de hoge klanttevredenheid in het algemeen. Waarschijnlijk melden tevreden collega’s zich minder vaak, terwijl klachten eerder bij leidinggevenden terechtkomen. We blijven dit monitoren en zoeken naar manieren om een completer beeld te krijgen. Het aantal officiële klachten blijft laag, zeker gezien de 5.600 medewerkers die we ondersteunen: HR: 3 meldingen, ICT: 4 meldingen, I&C: geen meldingen.
” We zijn blij met dit mooie resultaat. “
Insocial
We meten onze dienstverlening met Insocial. Na elke afgeronde Topdeskmelding ontvangen gebruikers een korte vragenlijst over de HR- en ICT-Servicedesk. Inkoop & Contractmanagement stuurt een aparte vragenlijst na een afgerond inkooptraject. In 2024 vulden 4.568 personen deze in: 3.706 voor ICT, 834 voor HR en 28 voor Inkoop.
Voor ICT zijn afgelopen jaar 44.283 meldingen afgehandeld binnen de gestelde Service Level Agreement (SLA). Voor HR waren dit er 20.209.
De score per partner zag er in 2024 als volgt uit:
| Klanttevredenheid per partner | |||
|---|---|---|---|
| Organisatie | ICT | HR | Inkoop |
| Dalfsen | 8,5 | 8,2 | 8,7 |
| Kampen | 8,5 | 7,6 | 8,3 |
| Ommen | 8,1 | 5,3 | 8,0 |
| Overijssel | 8,5 | 8,3 | 9,0 |
| SSC Ons | 9,1 | 8,8 | |
| Westerveld | 8,7 | 8,3 | 9,0 |
| Zwartewaterland | 8,2 | 9,2 | 8,5 |
| Zwolle | 8,6 | 8,1 | 9,3 |
| Totaal | 8,6 | 8,2 | 8,8 |
ISAE
Net als in 2023 heeft onze afdeling HR ook in 2024 een ISAE3402 verklaring ontvangen. Jaarlijks beoordeelt een onafhankelijke auditor de dienstverlening rondom salarisverwerking aan de partners. Met deze ISAE verklaring bieden we onze partners het vertrouwen dat de salarisverwerking bij Ons in goede handen is. We zijn blij met het resultaat!
Aantal gesloten HR-meldingen en SLA HR-2024
Groei in dienstverlenings-behoeften
Gebruikers
In 2024 is het aantal gebruikers met ruim 3% gestegen. Tegelijkertijd is het aantal meldingen juist afgenomen. Dit komt doordat we beter onderscheid maken tussen meldingen en wijzigingsverzoeken. Het aantal wijzigingsverzoeken is wél toegenomen: van 8.374 naar 11.802. Ongeveer een kwart daarvan valt buiten de standaarddienstverlening. Jaarlijks ontvangen we zo’n 4.000 meldingen (ongeveer 10% van het totaal) bij de ICT-Servicedesk voor het resetten van wachtwoorden. Om medewerkers hierin zelfredzamer te maken en de servicedesk te ontlasten, hebben we vanuit ICT gerichte acties ondernomen. Dit heeft gewerkt: het aantal wachtwoordreset-meldingen is met 44% gedaald, wat neerkomt op bijna 1.500 minder meldingen. Een mooi resultaat van onze acties. Hieronder een overzicht van meldingen en wijzigingen.
| Overzicht meldingen en wijzigingen | |||
|---|---|---|---|
| 2023 | 2024 | Verandering | |
| Meldingen | 41.678 | 37.890 | -9,1% |
| Wijzigingen | 8.374 | 11.802 | +40,9% |
| Standaard | 6.090 | 8.865 | +45,6% |
| Niet-standaard | 2.284 | 2.937 | +28,6% |
Openingstijden ICT-Servicedesk
Van februari tot en met oktober 2024 hebben we een pilot gedraaid met de bereikbaarheid van de ICT-Servicedesk buiten kantoortijden. Dit was een veelgehoorde wens van onze partners. De evaluatie liet zien dat een volledige uitbreiding niet nodig is, maar dat een piketdienst voldoende is. Daarom kunnen medewerkers van onze partners nu van maandag tot en met vrijdag tussen 07:00 en 17:00 uur en van maandag tot en met donderdag tussen 18:00 en 22:00 uur bellen met de ICT-Servicedesk.
Groei van Inkoop & Contractmanagement
In 2024 ondersteunden we 436 inkooptrajecten, waarbij we samen met partners zorgden voor rechtmatige en doelmatige inkoop. Gemiddeld liepen er 71 aanbestedingen tegelijk en werden 84 trajecten succesvol afgerond. We beheren nu 1.943 contracten, waarvan we er bij 717 proactief samenwerken met partners om afspraken goed te bewaken.
Door snelle marktontwikkelingen, zoals cyberdreigingen en strengere eisen van partners en leveranciers, zetten we sterker in op proactief contract- en inkoopmanagement. Dit geeft meer grip op voorwaarden en kosten, waardoor contracten beter bijdragen aan de doelen van onze partners.
Onze organisatie is nu ingericht rond drie kerncategorieën:
- ICT
- Werken
- Diensten & Leveringen
Voor elke categorie brengt een regisseur de ondersteuningsvraag en capaciteit samen. Ook zijn we gestart met een marktverkenning en inkooptraject voor een flexibele schil van inkopers en contractmanagers, zodat we piekdrukte beter opvangen.
De centrale positionering van Operationeel ICT-inkoop maakt bestellen binnen bestaande ICT-raamovereenkomsten eenvoudiger en efficiënter. Onze expertise wordt steeds vaker erkend binnen landelijke netwerken zoals IPO, VNG, IMG100+ en gebruikersverenigingen van Pink, Centric en Visma.
Binnen contractmanagement Sociaal Domein hebben we nieuwe contracten voor hulpmiddelen succesvol ingevoerd en werken we samen met aanbieders aan nieuwe woon- en zorgvormen. Ook ondersteunen we bij inkoop en contractbeheer van Nederlandse taallessen en leerroutes voor nieuwkomers.
In de ICT-categorie werken we samen met andere partners om de capaciteitsdruk te verlagen, zoals met gemeenten Apeldoorn, Súdwest-Fryslân en het Drents Contractmanagementberaad ICT. Daarnaast dragen we bij aan de vernieuwde versie van de GIBIT (ICT-voorwaarden), waarmee we NIS2-voorwaarden borgen in toekomstige contracten. Dit helpt bij gecontroleerde aanbestedingen voor Cloud en Common Ground.
“Met deze stappen versterken we onze inkoop- en contractmanagementorganisatie, verbeteren we samenwerking en zorgen we voor een toekomstbestendige aanpak. “
436 inkooptrajecten
71 aanbestedingen
84
succesvolle inkooptrajecten
1.943
contracten, met 717 proactieve samenwerkingen
20.209
HR-Meldingen
44.283
ICT meldingen
Minder afhankelijk van leveranciers
Leveranciersafhankelijkheid in de ICT-sector beperkt onze wendbaarheid en vormt een risico. Daarom investeren we strategisch in open standaarden, open-source software en nationale digitale capaciteit. Ook zorgen we ervoor dat we met contracten en aanbestedingen makkelijker kunnen overstappen naar een andere leverancier.
In 2024 werkten we actief aan bewustwording. We leerden van eerdere keuzes waarin korte-termijnvoordelen zwaarder wogen dan strategische onafhankelijkheid. Casussen zoals Centric en Broadcom onderstreepten het belang hiervan. Dit leidde tot het project ‘van VDI en Citrix af’ en de herstart van het sourcingboard, waarmee we nieuwe verplichtingen beter toetsen aan onze strategische doelen.
Daarnaast onderzochten we onze afhankelijkheid van ingehuurde expertise, mede door de Wet DBA. We zetten stappen om cruciale kennis weer in huis te halen. Komend jaar gaan we op zoek naar een manier om kennisdeling en discussie binnen het partnerschap te versterken. Tot slot droegen we actief bij aan leveranciersonafhankelijkheid binnen de samenwerking met het Rijk, VNG, IPO en Waterschappen. We zijn betrokken bij thema’s als Cloudtechnologie, Digitale Autonomie en Weerbaarheid binnen de Nederlandse Digitaliseringsstrategie.
Opgaven en projecten
Het ICT-landschap achter de digitale werkplek wordt steeds complexer. Om hier beter grip op te krijgen, werken we aan duidelijke keuzes en actuele richtlijnen. Dit helpt ons om te werken naar standaardisatie.
MJB update en portfoliomanagement
In 2024 hebben we een groot aantal projecten uitgevoerd vanuit de meerjarenbandbreedte (MJB), met een bedrag van €1.8 miljoen. Hiermee komen we op stoom en hebben we, zoals verwacht en aangegeven in de tweede bestuursrapportage een deel van de vertraging ingelopen.
Naast de noodzakelijke investeringen op het gebied van informatieveiligheid hebben we vervangingen in onze datacenters doorgevoerd. Met het ontwerp en de implementatie van een Azure platform hebben we belangrijke innovatieve stappen gezet naar een toekomstbestendige ICT-infrastructuur.
Verbeterde iPad-oplossing voor raadsleden
Raadsleden in Zwolle en Kampen waren ontevreden over de iPad-inrichting. Samen ontwikkelden we een standaardoplossing die beter aansluit op hun behoeften. Kampen kreeg deze in december, Zwolle volgt begin 2025. Omdat raadsleden vooral met openbare informatie werken, is de beveiliging hierop aangepast.
Succesvolle transitie van gemeente Ommen
Ommen stapte over naar een flexibele Cloud-werkplek binnen Ons, een mijlpaal in onze digitale ontwikkeling. De overgang verliep volgens plan en de werkplek ging op 11 november live. Begin 2025 ronden we de laatste restpunten af. Deze eerste Cloud-only transitie levert waardevolle ervaring op voor toekomstige migraties.
Efficiëntere toegang met IDU-IAM
We startten met het project IDU-IAM om in-, door- en uitstroomprocessen te standaardiseren en toegang tot systemen efficiënter en veiliger te maken. Nu verloopt dit nog vaak handmatig, wat leidt tot fouten en vertraging. In 2024 zijn uniforme IDU-processen ontwikkeld en een Europese aanbesteding voor een IAM-systeem gestart. In 2025 sluiten alle partners hierop aan, zodat nieuwe medewerkers direct toegang krijgen en vertrekkende medewerkers automatisch worden afgemeld.
Digitale vaardigheden versterken
We brachten de digitale leerbehoeften in kaart en ontwikkelden op maat gemaakte leertrajecten. Zwolle liep hierin voorop, gevolgd door Westerveld en Dalfsen. Kampen en Ommen zijn bijna klaar, terwijl Overijssel en Zwartewaterland nog werken aan een aangepaste aanpak. Borging blijft een uitdaging; zonder actieve sturing verslapt de aandacht. In 2025 zetten we in op een duurzame aanpak, met een nauwere samenwerking tussen HR en ICT.
Cloud ontwikkelingen
In 2024 hebben we grote stappen gezet in de verdere ontwikkeling van ons Cloud-platform. We hebben een Azure-ontwerp opgeleverd en ingezet voor de werkplek van gemeente Ommen, een testomgeving (IJsselrijk) en het dataplatform van gemeente Zwolle. Dit biedt een solide basis voor een toekomstbestendig Cloud-platform. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in interne kennis en expertise, zodat we het beheer en de ontwikkeling zelfstandig kunnen uitvoeren.
Cloud platform: Dit is een online omgeving waar je data en programma’s opslaat, beheert en verwerkt. Je kunt het zien als een digitale werkplek die altijd en overal toegankelijk is. Geen gedoe met fysieke servers, alles gaat via het internet.
Azure Redesign: Azure is het cloudplatform van Microsoft. Bij een redesign wordt deze omgeving aangepast of vernieuwd om efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker te worden, zodat je nog beter kunt samenwerken en je processen kunt optimaliseren.
Ook zijn we gestart met de ontwikkeling van ons dataplatform in Microsoft Fabric. In het laatste kwartaal lag de focus op kennismaking en voorbereiding. We hebben een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd en een goede basis gelegd voor verdere uitwerking in 2025. Door de dienst eerst intern te implementeren, krijgen we inzicht in de benodigde rekenkracht en kosten.
Op het gebied van AI hebben we veel geëxperimenteerd, vooral met taalmodellen. Samen met partners en een externe partij hebben we een projectvoorstel opgesteld voor een gezamenlijke AI-visie en -beleid. De uitvoering hiervan wordt in 2025 verder uitgewerkt.
Tot slot hebben we het Azure redesign afgerond. Dit stelt ons in staat om op een gestandaardiseerde manier technische omgevingen voor onze partners te creëren. Daarnaast zijn we begonnen met het vereenvoudigen van onze werkplekken, door applicaties direct op laptops beschikbaar te maken. Dit verkleint de variëteit en maakt het beheer efficiënter.
Met deze ontwikkelingen zetten we stevige stappen richting een flexibele, veilige en toekomstbestendige cloudomgeving.
HR Analytics
We zetten HR-data om in bruikbare inzichten voor onze partners. In 2024 hebben we hier belangrijke stappen in gezet:
- HR-dashboard: Sinds 2024 hebben alle partners betrouwbaar inzicht in verzuim, bezetting en verlof. Vanaf september 2024 is dit dashboard ook beschikbaar voor managers.
- Youforce Reporting: Met deze rapportagetool hebben we nieuwe inzichten ontwikkeld die niet alleen onze partners waardevolle inzichten geven, maar ook ons eigen werk versnelt.
- Salarisextrapolaties: We helpen partners bij het inschatten van de verwachte salariskosten gedurende het jaar. De automatisering hiervan bleek complexer dan gedacht, maar is nu bijna afgerond. De uitrol naar partners volgt in februari 2025. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten en maakt integratie met het HR-dashboard mogelijk.
We blijven HR Analytics doorontwikkelen en kijken samen met onze partners hoe we deze inzichten verder kunnen verbeteren.
Informatieveiligheid
We werken continu aan een veiligere ICT-omgeving. In 2024 lag de focus op risico gebaseerde trajecten, zoals kwetsbaarhedenbeheer en asset management. Dit vormt de basis voor de implementatie van een Security Information en Event Management (SIEM) systeem en een Security Operations Center (SOC).
We werkten aan drie belangrijke onderdelen:
- Kwetsbaarhedenscan – Deze tool spoort zwakke plekken in systemen op. Drie specialisten werken continu aan het verhelpen van kwetsbaarheden.
- Asset database – We brachten onze systemen in kaart en realiseerden een geautomatiseerde scan. In 2025 koppelen we deze data aan de juiste systemen voor beter inzicht en snellere beveiligingsmaatregelen.
- SIEM/SOC – De implementatie van SIEM is gestart en loopt door in Q1 van 2025. Het SOC wordt via een aanbesteding ingekocht en in 2025 geïmplementeerd.
Met deze stappen krijgen we structureel zicht op beveiligingsrisico’s en kunnen we hier tijdig op inspelen.
45.276
Phishing-mails
Cyberdreigingen en preventie
De dreiging van cyberaanvallen blijft hoog. In 2024 waren er veel phishing-aanvallen, in totaal 45.276 phishing-mails. We acteren hier continu op, door het account op dat moment te blokkeren en vervolgens het wachtwoord te resetten. Gebruikers worden dan op de hoogte gesteld door de CISO.
Digitale Weerbaarheid (VDW)
Binnen het VDW-programma hebben we beveiligingsmaatregelen genomen waardoor aanvallers, zelfs met gestolen inloggegevens, moeilijk toegang krijgen tot onze systemen. Cybercriminelen zoeken echter manieren om Multi-factor-authenticatie (MFA) te omzeilen.
Om onze beveiliging te testen, lieten we een pentest uitvoeren. Dit is een toets van een computersysteem op kwetsbaarheden. De pentest toonde kwetsbaarheden aan, waarvan de grootste direct zijn verholpen .De overige bevindingen zijn onderhanden. Een nieuwe oplossing geeft ons nu continu inzicht in zwakke plekken binnen onze ICT-omgeving. Een team van specialisten werkt kwetsbaarheden zo snel mogelijk weg. Omdat dreigingen blijven evolueren, helpt deze oplossing ons risico’s vroeg te signaleren en gericht actie te ondernemen.
Daarnaast starten we in 2025 met de implementatie van een logmanagementoplossing. Hiermee kunnen we loggegevens centraal opslaan, incidenten analyseren en voldoen aan wettelijke eisen. Dit systeem wordt ook ingezet als SIEM, zodat dreigingen automatisch worden gedetecteerd.
Met deze ontwikkelingen bouwen we aan een structureel veilige digitale werkomgeving.
Hackathon in samenwerking met Windesheim
Ook in 2024 hebben we met studenten van Hogeschool Windesheim twee keer een hackathon georganiseerd. Hierbij onderzochten we kwetsbaarheden in onze externe ICT-systemen. Dit jaar werkten we voor het eerst samen met gemeente Dalfsen. Later volgden ook gemeente Kampen en gemeente Westerveld. De gevonden kwetsbaarheden hebben we gedeeld met de leveranciers.
Deze samenwerking met Windesheim is structureel geworden. We willen niet alleen theoretische kennis in de praktijk brengen, maar ook studenten enthousiasmeren om in de publieke sector aan de slag te gaan.
Crisisorganisatie
In 2024 hebben we onze crisisorganisatie versterkt en ons crisisplan in de praktijk getest. Ons doel: bij een ICT-crisis de schade beperken en de dienstverlening snel herstellen. Een mijlpaal was de grootschalige oefening ‘Blue Fingerprint’, samen met gemeente Zwolle en politie Oost-Nederland. Dit leverde waardevolle verbeterpunten op. Later in het jaar voerde onze nieuwe ICT-Continuïteitsmanager een uitgebreide review uit. De geactualiseerde crisisplannen worden begin 2025 geïmplementeerd, met een betere rolverdeling binnen de crisisorganisatie.
We blijven oefenen. In samenwerking met Overijssel namen we deel aan een crisissimulatie – leerzaam en spannend. Daarnaast hebben we een tweejarige OTO-kalender opgesteld, zodat onze organisatie, het bestuur en onze partners beter voorbereid zijn op een ICT-crisis.
Partnerschap
Een belangrijke mijlpaal van vorig jaar was de overgang van gemeente Ommen naar onze organisatie. Waarbij we samen een toekomstbestendige en flexibele cloud-werkplek hebben gerealiseerd. Daarnaast zijn we binnen het partnerschap gestart met een onderzoek naar een gedeelde strategie op de bedrijfsvoering. Zodat we binnen het partnerschap nog beter en efficiënter kunnen samenwerken.
Technologische ontwikkelingen gaan razendsnel, en in ons partnerschap moeten we daarin meegaan. Dit vraagt om een flexibele aanpak en meer weerbaarheid tegen externe invloeden zoals cyberdreigingen. Datagedreven werken, de evolutie van applicaties en werkplekken, en de opkomst van AI bieden kansen én uitdagingen. Door samen te werken en deze ontwikkelingen te omarmen, blijven we wendbaar en toekomstbestendig.
Nieuwe visie op bedrijfsvoering
Samen werken aan een gezamenlijke bedrijfsvoering is in 2024 een flinke stap vooruit gegaan. Onder begeleiding van Hiemstra & De Vries zijn we in januari gestart met het onderzoek naar een gedeelde strategie. In drie werksessies deelden ruim 50 professionals hun kennis en ervaringen over belangrijke thema’s binnen de bedrijfsvoering. Deze bijeenkomsten zorgden niet alleen voor meer kennis, maar ook voor sterkere onderlinge verbindingen.
Na deze sessies volgden interviews bij alle partnerorganisaties. De uitkomsten – ‘rode draden’ genoemd – werden gepresenteerd in het Bedrijfsvoeringsberaad (BVB) en vormen de basis voor een gezamenlijke aspiratie: een toekomstbestendige bedrijfsvoering. Het mooie is dat dit proces niet alleen ons partnerschap versterkt, maar ook binnen de organisaties zelf voor beweging zorgt. De gedeelde ambitie is om bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen door samenwerking en kennisdeling centraal te stellen. Samen met werkgroepen zijn concrete kansen verder uitgewerkt, en de betrokkenheid groeit. Collega’s leren elkaar beter kennen en bouwen aan een netwerk dat ons in de toekomst verder helpt.
Toekomstgericht denken en handelen
Tijdens een werkconferentie met bestuurders en leden van het Bedrijfsvoeringsberaad (BVB) stond de gezamenlijke aspiratie centraal. We bespraken hoe bedrijfsvoering niet alleen ondersteunend moet zijn, maar een strategische partner is in maatschappelijke opgaven. De publieke sector staat onder druk door toenemende verwachtingen en complexe uitdagingen. Om hierop in te spelen, is een transformatie nodig waarbij innovatie, samenwerking en standaardisatie een sleutelrol spelen.
Bestuurders en professionals uit de partnerorganisaties benadrukten dat samenwerking de enige manier is om bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken. Er werden concrete samenwerkingskansen geïdentificeerd, zoals harmonisatie van processen, standaardisatie van systemen en versterking van kennisdeling. Ook werd afgesproken elke twee jaar te evalueren of we nog op de juiste koers zitten.
De inzichten uit deze conferentie vormen samen met de eerder geformuleerde ‘rode draden’ de leidraad voor onze gezamenlijke bedrijfsvoering. Door samen te werken, kennis te delen en structureel te evalueren, bouwen we aan een sterke, wendbare en mensgerichte bedrijfsvoering.
Samenwerking
Samen werken begint bij elkaar kennen. Daarom hebben we intensief ingezet op verbinding tussen Ons en de partnerorganisaties. In gesprekken met managementteams (MT’s) is besproken hoe we elkaar kunnen versterken. Dit heeft al mooie resultaten opgeleverd, zoals een presentatie in Zwolle over projecten als IDU/IAM. Deze aanpak breiden we verder uit, steeds afgestemd op de behoeften van iedere organisatie.
Binnen het partnerschap werken we op thema’s zoals recruitment, leren & ontwikkelen, digitale vaardigheden en gezamenlijk inkopen. Dit doen we op basis van een strategische agenda, zodat we samen sneller groeien en verder kijken dan alleen de korte termijn. Operationele overleggen, zoals het overleg over HR en I&C, zorgen voor uitvoering en concrete acties. Voorbeelden zijn projecten rond categoriemanagement en e-HRM, waarin we gezamenlijk optrekken.
Daarnaast leren we steeds meer met en van elkaar. Door evaluaties en themasessies, zoals met het Bedrijfsvoeringsberaad, vertalen we inzichten naar concrete verbeteringen. Samen leren betekent dat we samen groeien, zowel binnen als tussen de organisaties.
Partneroverleggen
De partneroverleggen zijn de plek waar strategische samenwerking écht samenkomt. Hier bespreken we niet alleen de lange termijn, maar vertalen we deze ook naar actie. Zo zorgde een heidag van het PO I&C voor een nieuwe gezamenlijke visie op samenwerking, met duidelijke spelregels en een sterke focus op de toekomst. In het PO HR werken we aan thema’s zoals werving & selectie en leren & ontwikkelen. De agenda’s worden steeds meer afgestemd op strategische prioriteiten, en er is ruimte voor een bredere discussie over de richting.
Binnen het PO ICT is een nieuwe structuur opgezet die zorgt voor heldere informatievoorziening, duidelijke processen en betere verbindingen tussen alle partijen. Met deze aanpak versterken we onze gezamenlijke koers en leggen we de basis voor een duurzame samenwerking. Samen krijgen we meer voor elkaar. Door te blijven verbinden, te leren en samen te werken, bouwen we aan een sterk en toekomstbestendig partnerschap.
Organisatieontwikkeling
Voor een goede dienstverlening en sterk partnerschap is een aantrekkelijke en professionele organisatie noodzakelijk. Dit onderdeel is daarom gericht op onze eigen organisatie. Hoe gaan we in de toekomst ons werk gedaan krijgen? De arbeidsmarkt en de plek van werken in ons leven verandert. Dat vraagt om een flexibele organisatie en mensen. En hoe organiseren we onze eigen organisatie?
Procesgericht werken
Om onze dienstverlening aan partners te verbeteren én een fijne, efficiënte werkomgeving te creëren voor onze medewerkers, hebben we dit jaar grote stappen gezet in procesmanagement. Samen met onze collega’s hebben we twaalf processen onder de loep genomen en verbeteringen doorgevoerd. Denk aan het werving- en selectieproces, het purchase-to-pay-proces en het meldingenproces. Onze medewerkers weten als geen ander hoe processen werken en waar knelpunten zitten, dus hun input was hierbij cruciaal.
Voor het meldingenproces kregen we bovendien ondersteuning van vier studenten van Hogeschool Windesheim. Een mooie samenwerking, waarbij hun frisse blik ons verder heeft geholpen in het verbeteren van het proces. Win-win voor beide partijen!
Bij sommige processen passen we klantreizen toe, een methode uit design thinking. Hiermee bekijken we processen door de ogen van de klant: wat werkt goed en waar liggen verbeterkansen? Zo hebben we alle nieuwe Ons-medewerkers gevraagd naar hun ervaringen met werving en onboarding. Dit helpt ons om processen niet alleen efficiënter, maar vooral ook waardevoller te maken voor de mensen die ermee te maken hebben.
Daarnaast hebben we duidelijke afspraken gemaakt over hoe we processen vastleggen en welke methodieken we gebruiken. We maken daarbij gebruik van een systeem dat ook door een aantal van onze partners wordt ingezet. Dit maakt samenwerken en informatie delen makkelijker én zorgt ervoor dat we binnen Ons en met onze partners dezelfde taal spreken als het gaat om procesmanagement.
We hebben al mooie stappen gezet, maar er is nog genoeg te doen. Bijvoorbeeld als het gaat om de invulling van rollen zoals proceseigenaren, procesmanagers en procesbeheerders. We zijn volop aan het leren en ontdekken hoe we dit het beste kunnen organiseren binnen Ons. Daar gaan we in 2025 gewoon mee door!
Versterken projectmatig werken
In 2024 hebben we extra aandacht besteed aan projectmatig werken. We zijn een traject gestart om projecten sterker neer te zetten: goed van start, succesvol afgerond én met uitkomsten die goed beheerd worden.
Dit hangt nauw samen met een goed projectportfoliomanagement. Door hier meer grip op te krijgen, kunnen we samen met onze partners beter prioriteren, capaciteit slimmer inzetten en zorgen voor meer samenhang tussen projecten, zodat we niet alleen projecten succesvol uitvoeren, maar ze ook écht laten bijdragen aan onze strategische organisatiedoelen. De uitdaging? De juiste projecten de juiste aandacht geven, ze daadwerkelijk afronden én overbelasting van organisaties voorkomen. Daarom kijken we ook naar het proces vóórdat iets een project wordt en hoe we capaciteit beter kunnen verdelen. Deze punten pakken we in 2025 verder op.
Leren en ontwikkelen
Bij Ons blijf je groeien. In 2024 hebben we extra ingezet op digitale vaardigheden. Met de Digiscan maakten we medewerkers bewust van het belang van digitale ontwikkeling. Daarna boden we gerichte leermogelijkheden aan, zoals digitaal samenwerken, Office-applicaties, informatieveiligheid en privacy.
Om ons aanbod nog beter te laten aansluiten bij wat medewerkers motiveert, onderzochten we welke leerinterventies echt stimuleren. Maar leren is meer dan alleen trainingen volgen. Daarom gaven we medewerkers ook in hun werk nieuwe kansen.
Wat deden we nog meer?
- We organiseerden verschillende incompany trainingen, zoals een maatwerktraining ITIL voor alle ICT-medewerkers.
- We startten binnen ICT een traineeprogramma, zodat jonge professionals goed worden begeleid en groeien in hun rol.
- We geven medewerkers ruimte om andere rollen op te pakken en zich zo verder te ontwikkelen.
- We werken samen met onze leermanagementsysteem-aanbieder om het trainingsaanbod beter af te stemmen op onze leerbehoeften.
- Voor medewerkers die certificeringen moeten behalen, richten we kwalificatiemanagement in, zodat zij en hun managers optimaal worden ondersteund.
- We blijven onze onboardingsleerlijn verfijnen, zodat nieuwe medewerkers een sterke start maken bij Ons.
Zo zorgen we ervoor dat iedereen bij Ons de kans krijgt om te blijven leren en groeien.
Inhuurdesk
Sinds januari 2024 is voor Ons onze Inhuurdesk officieel van start. Waar voorheen alleen ICT-inhuuraanvragen werden opgepakt, bedient de Inhuurdesk nu álle afdelingen. We denken actief mee over mogelijkheden en uitdagingen en nemen de volledige coördinatie uit handen:
- Behandelen van inhuuraanvragen.
- Inplannen van gesprekken.
- Verzorgen van onboarding (laptop, buddy, werkplek).
- Regelen van verlengingen en beëindigingen.
Om deze groeiende dienstverlening te ondersteunen, is (binnen de financiële middelen) de formatie aangepast en zijn er nu twee medewerkers actief op de Inhuurdesk. Indien nodig kunnen we deze dienstverlening verder uitbreiden.
Bijna alle nieuwe inhuuraanvragen zijn succesvol ingevuld. Dit betekent dat we in 2024:
- 50 nieuwe medewerkers hebben geholpen met onboarding.
- 156 verlengingsverzoeken hebben afgehandeld.
In het laatste kwartaal hebben we, vanwege de aangescherpte controle op de Wet DBA, samen met leveranciers en collega’s van HR en I&C kritisch gekeken naar de inzet van zzp’ers bij ons. Dit heeft intern bijgedragen aan een verhoogde bewustwording van de wettelijke vereisten en een striktere beoordeling van opdrachten. Uitdaging voor 2025: Het optimaliseren van het inhuurproces, zodat we nóg efficiënter en transparanter kunnen werken.
In oktober 2024 zijn we na een gezamenlijke aanbesteding overgestapt op een nieuw Dynamic Aankoop Systeem (DAS). Eind van het jaar zijn we, samen met I&C, gestart met de voorbereidingen voor een nieuwe ICT-inhuuraanbesteding.
Arbeidsmarkt
We willen goede medewerkers behouden en nieuw talent aantrekken. De arbeidsmarkt staat onder druk en zonder actie wordt het steeds moeilijker om al het werk gedaan te krijgen. Daarom zijn we in 2023 gestart met een grote arbeidsmarktcampagne om ons als aantrekkelijke werkgever in de regio te profileren. Onze campagne “Er is werk aan de Regio, kom werken bij Ons” heeft een positieve impact gehad.
In 2024 hebben we hier een vervolg aan gegeven om ons te blijven onderscheiden op de arbeidsmarkt. Zo waren we onder andere in oktober te zien in Pathé Zwolle, met onze eigen commercial! En hebben we eind 2024 onze eerste projectvideo ontwikkeld. In 2025 gaan we hier verder mee aan de slag en maken we totaal 6 projectvideo’s. Hierin vertellen collega’s over diverse projecten. Daarnaast hebben we onze vacatures flink onder de loep genomen. Zo hebben we diverse animaties gemaakt van onze vacatures.
In 2024 hebben we geïnvesteerd in de afdelingen Inkoop & Contractmanagement en HR door enkele trainees te trekken en we bieden hen een ontwikkeltraject aan, zowel op persoonlijk als inhoudelijk vlak. Dit heeft voor een positieve impuls binnen de afdeling gezorgd. Met begeleiding van senioren en medioren en de organisatie waar we mee samenwerkte zijn deze trainees op een mooie plek binnen of buiten de organisatie terechtgekomen.
Toch is bovenstaande niet altijd een garantie voor een snelle en goede invulling van alle vacatures. Waar we nog geen geschikte kandidaten hebben of specifieke deskundigheid nodig is, huren we tijdelijk extern in om de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen. We merken dat door de veranderingen in de arbeidsmarkt ook de kosten voor het inhuren stijgen. Dit zien we terug in een financieel tekort.
Met deze aanpak blijven we ons inzetten om een aantrekkelijke werkgever te zijn en de juiste mensen op de juiste plek te krijgen.
Ons en haar medewerkers
Eind mei vond het SSC Ons medewerkersonderzoek plaats. 74% van onze collega’s heeft de enquête ingevuld, wat een hoog en representatief aantal is. De resultaten laten zien dat veel collega’s met plezier bij Ons werken. Op veel gebieden scoren we zelfs in de buurt van de top 3 best presterende organisaties in Nederland. Daar zijn we trots op! Onze sterke punten zijn:
- Sociaal veiligheidsklimaat & inclusiviteit
Collega’s voelen zich comfortabel om lastige kwesties te bespreken en om hulp te vragen. Gelijke kansen staan centraal: ieders achtergrond wordt gerespecteerd en speelt geen rol in hoe je behandeld wordt. - Betrokkenheid
Ons-teamgevoel is sterk! Collega’s voelen zich verbonden met de organisatie en geven aan dat ze ruimte ervaren om feedback te geven. Mooi om te zien dat onze focus op feedback loont. - Samenwerking
We werken goed samen en waarderen elkaar. De interesse en waardering tussen collega’s scoort zelfs hoger dan bij de top 3 organisaties. Dat is echt iets om te koesteren.
Een punt dat aandacht vraagt, is de ervaren werkdruk. Veel collega’s geven aan dat ze meer werk hebben dan ze aankunnen en dat ze behoefte hebben aan rust na een werkdag. Dit beeld komt overeen met de landelijke benchmark, en gelukkig heeft dit geen negatieve invloed op de werk-privébalans, waarop we juist goed scoren. Toch blijft dit een belangrijk aandachtspunt.
We nemen dit signaal serieus en hebben dit besproken met onze medewerkers over wat we hieraan gaan doen. Zo kijken we kritisch naar werkverdeling en planning. En bij aanbestedingen en projecten brengen we meer focus aan en communiceren we beter over wat haalbaar is en wat (nog) niet.
Certificaat World Class Workplace behaald
Een geweldig resultaat is dat we het label World Class Workplace hebben ontvangen, gebaseerd op de feedback van onze medewerkers. Dit label laat zien dat we boven de Effectory-benchmark scoren op vragen zoals “Ik voel dat ik gewaardeerd word door mijn organisatie.” Het label is uitsluitend gebaseerd op de feedback van medewerkers (en is dus niet te koop). Het label World Class Workplace kunnen we goed gebruiken in onze arbeidsmarktcommunicatie. Daarnaast hebben we een hoge net promoter score; veel collega’s bevelen werken bij Ons aan.
HR-informatie
Het aantal medewerkers ligt geheel 2024 nagenoeg op hetzelfde niveau (ca. 220). In 2024 hebben we 12 nieuwe medewerkers mogen verwelkomen en zijn 40 medewerkers uitgestroomd, waarmee we nu 170 eigen medewerkers in dienst hebben. Er zijn 57 externen, waarvan ongeveer 45% op projecten ingezet wordt. Want inhuur blijft nodig voor tijdelijke overbrugging (piek, vacature of ziekte), voor specialistische functies en voor werkzaamheden met een incidentele dekking.
Het ziekteverzuim over heel 2024 was 3,5% en is nagenoeg stabiel. Het wordt voor een groot deel (2,2%) veroorzaakt door enkele langdurige verzuimdossiers. Het ziekteverzuim is daarmee ruim onder het gemiddelde van Openbaar bestuur en overheid van circa 6%.
Jaarrekening
In de jaarrekening blikken we terug op het gerealiseerde resultaat, de verdeling en toelichting.
We hebben 2024 afgesloten met een positief resultaat van € 1.686.573. Dit resultaat wordt gevormd door verschillende factoren:
- Loonsom en inhuur: Door investeringen in trainees en extra inhuur ontstond een tekort van € 1.250.000, vooral bij Inkoop & Contractmanagement (€ 770.000) en HR Service & ICT Regie (€ 735.000). Tegelijkertijd bleef op andere afdelingen budget over (€ 255.000).
- Informatieveiligheid: Een aantal geplande projecten, zoals de SIEM-oplossing, is doorgeschoven naar 2025, wat een meevaller van € 1.250.000 opleverde.
- Werkplekportaal: De pilot voldeed niet aan de verwachtingen, waardoor de geplande € 320.000 in 2024 niet werd uitgegeven.
- Kapitaallasten: Door minder afname van PxQ-diensten vielen de kapitaallasten € 275.000 lager uit, ondanks hogere kosten voor de infra- en netwerkomgeving (€ 90.000).
- Overige bijdragen: Dit omvat rente-inkomsten, vergoedingen voor personeel en bijdragen van de gemeente Ommen.
Daarnaast waren er besparingen op contracten, door goede contractonderhandelingen (€ 215.000) en een positief saldo op maatwerk (€ 544.000), vooral door lagere uitgaven aan cloud-producten en minder uitrol van smartphones.
Bekijk hieronder het jaarverslag 2024 en de jaarrekening 2024.
Bekijk hier de jaarverslag 2024Bekijk hier de jaarrekening 2024
“Deze verdeling zorgt ervoor dat wij financieel gezond blijven en tegelijkertijd profiteren de partners van het positieve resultaat.”
Vooruitblik naar 2025
De komst van onze nieuwe directeur.
We gaan verder aan de slag met onze werkprocessen, klantnabijheid en standaardisatie.
Verdieping in HR-analytics voor nog betere inzichten. En de uitrol van het Power Platform-beleid.
Spelen we in op technologische ontwikkelingen, waarbij we AI-toepassingen verkennen en structureren.
Organiseren we in november de tweede editie van ons Kennisfestival.
Uitvoering geven aan de nieuwe visie op bedrijfsvoering, dit doen we samen met onze partners.
De implementatie van het dataplatform en het betrekken van onze partners.
Verdere uitbouw van Cloud-diensten en de overgang naar zelfstandig beheer.
Gaan we aan de slag met nieuwe campagnes voor onze arbeidsmarktcommunicatie, ontwikkelen we een nieuwe reeks video’s en blijven we actief inzetten op het binden & boeien van (nieuwe) medewerkers.
De komst van onze nieuwe directeur.
Uitvoering geven aan de nieuwe visie op bedrijfsvoering, dit doen we samen met onze partners.
We gaan verder aan de slag met onze werkprocessen, klantnabijheid en standaardisatie.
De implementatie van het dataplatform en het betrekken van onze partners.
Verdieping in HR-analytics voor nog betere inzichten. En de uitrol van het Power Platform-beleid.
Verdere uitbouw van Cloud-diensten en de overgang naar zelfstandig beheer.
Spelen we in op technologische ontwikkelingen, waarbij we AI-toepassingen verkennen en structureren.
Gaan we aan de slag met nieuwe campagnes voor onze arbeidsmarktcommunicatie, ontwikkelen we een nieuwe reeks video’s en blijven we actief inzetten op het binden & boeien van (nieuwe) medewerkers.
Organiseren we in november de tweede editie van ons Kennisfestival.
